Подать запрос

Архивист отдела исполнения запросов

Находим документ в фонде и доводим запрос до акта

Заявки на архивные копии, справки и подтверждения — от поиска по описям до выдачи с заверением и печатью отдела. Работаем с исполнительной, технической и организационно-распорядительной документацией.

Подать запрос Что можно получить
Срок ответа
2–3 рабочих дня
Формат выдачи
Копии с актом и печатью
Приём заявок
Пн–Пт, 9:00–18:00
Молодая архивист работает с архивными документами в отделе хранения
Оцифровка и сборка электронных копий — по заявке заказчика, с заверением.

Работа отдела — это поиск, проверка и выдача

Запрос приходит в отдел исполнения как задача: найти конкретный документ в фонде, подтвердить его состав и выдать заказчику в понятной форме. Мы не перекладываем бумагу из папки в папку — каждый раз проходим путь от описей до подписанного акта.

В фонде хранится то, что создавалось при проектировании, строительстве и сдаче объектов: исполнительная документация, акты скрытых работ, журналы, договоры, переписка, акты о списании. Запросы поступают от подрядных и эксплуатирующих организаций, проектировщиков, экспертизы, страховых и судебных инстанций.

Отдел работает на заказ: у заявителя часто есть жёсткий срок и точный перечень позиций, поэтому мы заранее уточняем состав, а не выдаём «что нашлось».

Молодая специалист отдела исполнения запросов на рабочем месте с архивными делами

Якаева Л. А.

Архивист отдела исполнения запросов

  • Полнота поиска

    Проверяем описи, листы-заверители и дубликаты. Запрос закрывается, когда найдено всё, а не когда найдено первое совпадение.

  • Двойная проверка

    Единицу хранения подтверждают два человека, результат сверяется и фиксируется в акте выдачи с номером и датой.

  • Документальный след

    Каждый выданный документ вносится в журнал исполнения запросов: номер, дата, получатель, основание выдачи.

  • Конфиденциальность

    Персональные данные и сведения об объектах выдаются только по подтверждённой заявке или документу о полномочиях.

Что можно получить в отделе

Список закрывает большинство обращений: от одной копии листа до подборки для экспертизы. Если задача не совпадает ни с одной строкой — опишите её в заявке, мы подберём решение.

Молодая архивист оцифровывает и оформляет исполнительную документацию
Исполнительная и техническая документация — основная часть запросов отдела.

Архивная копия документа

Копия с листа-заверителя, отметкой о подлинности и печатью отдела. Выдаём поштучно или комплектом.

Срок1–2 дня

Справка по объекту или договору

Состав документов, хронология работ, перечень оснований — по вашему запросу и согласованной форме.

Срок2–3 дня

Подтверждение факта хранения

Данные из описей и журналов: даты, номера, ответственное лицо, место хранения единицы.

Срок1 день

Комплект для проверки и экспертизы

Подборка документов с внутренней описью и листом ознакомления, выдача по акту на руки или курьером.

Срок3–5 дней

Электронные копии и оцифровка

Сканирование в PDF, сборка файлов по заявке, заверение электронной подписью или печатью — как требует заказчик.

Срокпо объёму

Документы, подлежащие списанию

Работа с фондом на границе срока хранения: акт об уничтожении, протокол, списание по описи.

Срокпо плану

Как исполняется запрос

Пять шагов, одинаковых для любой позиции — от одной копии до большой подборки. На каждом этапе заказчик знает, что происходит с его запросом.

  1. 01

    Заявка

    Опишите, какой документ нужен, за какой период и для какой цели. Достаточно письма на почту или формы на сайте.

  2. 02

    Регистрация

    Вносим запрос в журнал, присваиваем номер, фиксируем дату приёма и срок ответа, при необходимости уточняем состав.

  3. 03

    Поиск

    Работаем по описям: открываем дела, сверяем листы-заверители, проверяем дубликаты и варианты оформления.

  4. 04

    Проверка

    Контроль качества, уточнения по составу, при необходимости — согласование с держателем фонда и заказчиком.

  5. 05

    Выдача и акт

    Передаём оригиналы или копии, оформляем акт выдачи с номером и фиксируем результат в журнале.

Сроки и формат ответа

Срок зависит от количества позиций и от того, требуется ли оцифровка. Он фиксируется в акте выдачи и совпадает с датой, когда документ окажется у заказчика.

Стандартный запрос

Поиск по описям, сверка, заверение копий и оформление акта выдачи.

Срок2–3 рабочих дня

Срочный запрос

Приоритетная обработка в порядке очереди — при наличии свободного оператора отдела.

Срок1 рабочий день

Комплексный запрос

Более трёх позиций или свыше двадцати единиц хранения: смета и график работы после регистрации.

Срокиндивидуально

Оцифровка и электронные копии

Сканирование, сборка файлов, заверение. Срок зависит от объёма и состояния документов.

Срокот 2 рабочих дней

О переносе срока мы предупреждаем заранее. Если в фонде обнаружился разрыв в описи или документ находится у другого держателя, мы звоним заказчику, объясняем причину и согласуем новую дату — молчаливого переноса не бывает. Расчёт стоимости для юридических лиц направляем вместе с подтверждением регистрации.

Отдел отвечает за результат

Запрос — это чужая задача и чужой срок. Мы заранее проговариваем, что именно выдадим, в каком виде и когда, и отвечаем за каждое слово в акте.

  • Персональные данные

    Обработка по 152-ФЗ: доступ к заявкам только у сотрудников отдела, передача сведений об объектах — по документу о полномочиях.

  • Соблюдение сроков

    Срок фиксируется в акте выдачи. Если что-то задерживается, заказчик узнаёт об этом заранее, а не после обещанной даты.

  • Заверенные копии

    Копии с печатью и подписью, акты выдачи с номером — документы, которые принимают экспертиза, страховые и суд.

  • Прозрачная отчётность

    Журнал исполнения запросов и статистика по срокам: видно, сколько запросов в работе и на каком этапе каждый из них.

Частые вопросы

Ответы на то, что спрашивают чаще всего. Если вашего вопроса здесь нет — напишите, ответим по существу и добавим его в список.

Название или смысл документа, период, объект или договор, цель запроса и удобный способ получения. Если часть данных неизвестна, достаточно описать задачу словами — остальное мы уточним сами при регистрации.

Да, заявка принимается по электронной почте или через форму на сайте. Для выдачи оригиналов потребуется доверенность или подпись заказчика в акте выдачи, для копий — достаточно подтверждения полномочий.

Стоимость зависит от количества единиц хранения и объёма оцифровки. Прайс для юридических лиц направляем после регистрации запроса. Первая консультация по составу документов — бесплатно.

Стандартный запрос — два-три рабочих дня, срочный — один день при наличии свободного оператора. Точный срок называем сразу после регистрации и дублируем в акте выдачи.

Сообщаем об этом с рекомендацией: где искать дальше, в каких ведомствах и организациях сохраняются такие сведения. Отказ тоже оформляется актом с указанием причины — чтобы заказчик мог его предъявить.

Да, в пределах срока хранения — до подписания акта об уничтожении. После этого возможна только справка о факте списания с указанием номера и даты акта.

Подать запрос

Опишите задачу — ответим в течение рабочего дня, назовём срок и перечень позиций, которые сможем выдать.

  • Название или смысл документа — можно своими словами.
  • Период, объект или договор, к которым он относится.
  • Цель запроса: проверка, экспертиза, сверка, передача в проект.
  • Желаемый срок и способ получения — на руки, почтой или файлом.
Отдел исполнения запросовАрхивный фонд предприятия

Исполняем запросы на документы архивного фонда: ищем, проверяем, заверяем и выдаём по акту.

Разделы

Контакты

Адрес и график

г. Йошкр-Ола, ул. Воинов-Интернационалистов, 28, корпус 2, каб. 22

Пн–Пт, 9:00–18:00 (МСК)

© 2025 Отдел исполнения запросов Исполнительная и техническая документация · архивный фонд Подать запрос
Made on
Tilda